FAQ (zentral)

Die automatische Benachrichtigungsfunktion (Notifications) für Themen und Sitzungen funktioniert nach folgendem Schema:

• Neue Sitzung → Mail an alle im Gremium
• Neues Thema → Mail an alle im Gremium
• Aktualisierungsevents → Nur auslösen, wenn tatsächlich eine Änderung erfolgt ist
  • Nur an Beteiligte und Verantwortliche am Objekt
    
    • Thema
    • Sitzung
• Neuer Kommentar am Thema → Nur an Beteiligte und Verantwortliche am Thema
• Wenn ich Themen oder Sitzungen erstelle, bearbeite oder kommentiere, bekomme ich als “Auslöser“ keine Notification.

Hier finden Sie eine Videoaufzeichnung der Anwenderschulung vom 08.11.2023.

• Bearbeitung von Kontaktanfragen (> "Meine Kontaktanfragen")
  • Kontaktanfragen = Wenn sich KollegInnen über das Registrierungsformular registrieren, müssen sie angeben, welchem Unternehmen sie angehören. Solange nicht validiert wird, dass diese Person dem Unternehmen angehört, kann sie auf keine internen AKG-Inhalte zugreifen. Diese Validierung ist Aufgabe des "Hausadmins".
  • Durch eine Registrierung als Mitglied Ihres Hauses wird automatisch eine Kontaktanfrage per Mail an Sie als "Hausadmin" gesendet. In der Mail werden Sie zum Log-In-Bereich weitergeleitet. Nach erfolgreichem Log-In finden Sie unter "Meine Kontaktanfragen" die Anfrage und können diese nach erfolgreicher Prüfung bestätigen oder ggf. ablehnen.
  • Durch Bestätigung der Kontaktanfrage erhält die Person automatisch Berechtigung auf die Bereiche unterhalb der Überschrift "Mein AKG".

• Pflege der Kontaktdaten Ihres Hauses (> "Mein Unternehmen")
  • Kontaktdaten aktualisieren (Auswirkung auf Webseite!)
  • Anpassen der Detailtexte zum Unternehmen auf der Webseite

• Festlegen neuer Administratoren als Stellvertretung / Ersatz (> "Mein Unternehmen")
  • Im Unternehmenskonto sehen AdminstratorInnen den Bereich "Meine Mitarbeiter". In diesem Bereich werden alle im Unternehmen registrierten MitarbeiterInnen in einer Liste angezeigt.

  • Links neben dem Namen befindet sich ein kleines Stift-Symbol. Bei Aufruf gelangen Sie in die Detailansicht. Dort haben Sie die Möglichkeit ein Häkchen bei "Administrator" zu setzen. Hinweis: Sollte das Pflichtfeld "Position / Stelle" noch nicht befüllt sein, müssen Sie die entsprechende Auswahl aus einer Liste treffen, bevor Sie die Anpassung der Administrationsrechte speichern können.

  • Nach erfolgreicher Übernahme der Anpassungen hat die Person ebenfalls die Berechtigung die Unternehmensdaten und Kontaktanfragen zu bearbeiten.

Schulungsvideo

• Ab Minute 0:00: Einführung in das Mitgliederportal
• Ab Minute 12:57: Aufgaben der "Hausadmins"
• Ab Minute 25:10: Aufgaben Arbeitskreisleitungen
• Ab Minute 33:38: Einführung in das Modul "Gremienmanagement"

Insgesamt besteht die Bearbeitung einer Beitrittsanfrage zu einem Arbeitskreis aus drei Schritten.

Schritt 1

Wenn ein Arbeitskreismitglied erfolgreich das kurze Onlineformular „Sie benötigen Zugriff auf den internen Bereich eines Arbeitskreises / Gremiums?" ausgefüllt hat und dieses absendet, erhalten die jeweiligen Arbeitskreisverantwortlichkeiten eine Information per E-Mail.

In der E-Mail befindet sich eine URL die direkt zum Vorgang in der CSHS (Condat Smart Health Solution) läuft. Nach erfolgreichem Log-In landen Sie direkt auf Kontaktmanagement > Kontakthistorie.

Innerhalb der Kontakthistorie können Arbeitskreisverantwortliche alle neuen Beitrittsanfragen, sowie aktive und inaktive Mitgliedschaften einsehen.

1. Zur Bearbeitung einer neuen Beitrittsanfrage klicken Sie auf die Zeile der entsprechenden Anfrage. Dadurch öffnet sich ein Slide-In-Fenster auf der rechten Seite.
2. Im oberen Bereich dieses Fensters gibt es eine blaue Schaltfläche "Aktion auswählen". Bei Klick auf die Schaltfläche erhalten Sie die Möglichkeit, die Anfrage zu bestätigen oder abzulehnen.
3. Nach Auswahl einer der beiden Möglichkeiten öffnet sich ein optionales Kommentarfeld. Um die Aktion final auszuführen klicken Sie bitte unterhalb des Kommentarfelds auf "Senden".

Schritt 2

Im Anschluss müssen Sie sicherstellen, dass die Person ein Nutzerkonto für die CSHS hat. Erst mit einem Nutzerkonto kann die Person auf das Modul "Gremienmanagement" und damit auf die internen Arbeitskreis-Inhalte zugreifen.

1. Aufruf "Kontaktmanagement" > "Kontakte"
2. In dem Text-Suchfeld im Filterbereich geben Sie den Namen der Person ein.
3. Wenn die Person bereits ein Nutzerkonto für die CSHS besitzt, erscheint links neben dem Namen ein Stift- UND ein Visitenkarten-Symbol. In diesem Fall können Sie mit Schritt 3 fortfahren.
4. Wenn bei der Person nur das Stift-Symbol angezeigt wird, bedeutet dies, dass noch kein Nutzerkonto vorhanden ist. In diesem Fall klicken Sie auf das Stift-Symbol.
5. Es öffnet sich die Detailansicht des Kontakts. Im grauen Menu auf der linken Seite wählen Sie bitte “Account“. Rechts in der Mitte befindet sich ein Schalter unter der Überschrift “Zugang Administrationssystem“. Bitte stellen Sie diesen auf “Ja“ und wählen unter “Rechteprofile zuweisen“ der Eintrag “Gremienmitglieder“ aus.
6. Zum Abschluss dieses Schritts bitte noch Ober den grünen Button “Daten speichern“ klicken. Nun hat die Person Zugriff auf die CSHS.

Schritt 3

Zuletzt muss die Person noch dem Arbeitskreis / Gremium hinzugefügt werden.

1. Klick auf "Gremienmanagement" > "Meine Gremien"
2. Klick auf das Augen-Symbol bei dem gewünschten Gremium
3. Im Reiter "Grunddaten" finden Sie rechts neben der Überschrift ein Stift-Symbol. Durch Klick auf jenes Symbol gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus.
4. Klicken Sie in eines der Textfelder unter "Rollen im Gremium", geben Sie den Namen der Person ein und wählen Sie das Suchergebnis aus.
5. Daten speichern - nun hat die Person vollen Zugriff auf alle Inhalte.

Schulungsvideo (Achtung: Es gab Änderungen im Vorgehen zu Schritt 2 - das Video ist an dieser Stelle nicht mehr aktuell!)

• Ab Minute 0:00: Einführung in das Mitgliederportal
• Ab Minute 12:57: Aufgaben der "Hausadmins"
• Ab Minute 25:10: Aufgaben Arbeitskreisleitungen
• Ab Minute 33:38: Einführung in das Modul "Gremienmanagement"

Als Sie die Beitrittsanfrage an einen Arbeitskreis gestellt haben wurde ein Vorgang dazu eröffnet. Gehen Sie auf "Meine Formulare" und anschließend auf den Reiter "Meine Vorgänge". Dort sehen Sie den Vorgang Ihrer Beitrittsanfrage. Bei Klick auf den Vorgang öffnet sich der Workflow in einem Slide-In-Fenster. Im oberen Bereich des Slide-In-Fensters sehen Sie die Aktion "Aus Arbeitskreis austreten". Wählen Sie diese Aktion aus und klicken auf "Senden". Dadurch werden Sie aus dem Arbeitskreis entfernt und müssen nichts weiter tun.

Es ist jederzeit möglich erneut eine Beitrittsanfrage abzusenden, unabhängig davon, ob Sie bereits einmal Mitglied waren.

Im Bereich "Meine Formulare" finden Sie das Formular "Sie benötigen Zugriff auf den internen Bereich eines Arbeitskreises / Gremiums?".

Bitte geben Sie im Formular an, welchem Arbeitskreis Sie beitreten möchten und senden Sie das Formular ab. Im Anschluss wird sich die arbeitskreisverantwortliche Person um Ihre Anfrage kümmern und Ihnen den Zugriff auf das Modul "Gremienmanagement" freischalten.